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Fichero de Asistentes a Eventos

Fichero de ... Resolución UniZar publicación BOA Nivel de seguridad
 Asistentes a Eventos 17/06/2010  30/06/2010 nº 127 Medio

 

Protocolo de gestión de Ficheros de Asistentes a Eventos de la Universidad de Zaragoza

La Universidad de Zaragoza acoge entre sus actividades la realización de congresos, jornadas, conferencias, coloquios, torneos y cualesquiera otras actividades encaminadas a transmitir y difundir conocimientos así como formar integralmente a la persona, tal y como dicta el Artículo 3 de sus estatutos.

En muchas ocasiones, en el desarrollo de un evento será preciso recoger y gestionar datos de las personas que participan en dichos eventos. Desde la entrada en vigor de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal, dichos datos han de ser protegidos de forma específica.

Los procedimientos e instrucciones que se desarrollan en la presente normativa serán de obligado cumplimiento. Para dar difusión a los eventos, los organizadores contarán con el apoyo del Gabinete de Imagen y Comunicación, así como el grupo de Seguridad.

 

Ámbito

Deberá abarcar a todos los asistentes a eventos de carácter académico, científico, cultural, deportivo o social organizados por la Universidad de Zaragoza o por personal perteneciente a la propia Universidad dentro del ámbito de la citada Universidad.



Instrucciones de  actuación

a) Para el Organizador o Responsable del Evento

1. El responsable de Organizar el Evento deberá solicitar autorización para la realización de dicho evento. Solicitud.

 

1.1 En dicha solicitud, deberá detallar el nombre del evento, la finalidad, así como los datos personales que se van a recoger, fecha y lugar de celebración, dejando constancia que no podrán ser recabados mas datos de los necesarios y adecuados a la finalidad del evento.

1.2 Así mismo deberá figurar el nombre y la dirección de la persona que vaya a ser Encargado de Tratamiento. En caso de que el Encargado de Tratamiento sea una persona o empresa externa a la Universidad de Zaragoza será necesario suscribir con ella el correspondiente documento de carácter contractual en materia de protección de datos siguiendo el modelo que aparece en el Anexo VIII de la Normativa propia en materia de protección de datos personales (BOA 19 de junio de 2002.

2. Se deberá de contemplar la adecuación de los procedimientos de captación y gestión de datos a la legislación vigente, y de forma específica a la Normativa de la Universidad de Zaragoza en materia de protección de datos de carácter personal que tendrán que ajustarse de forma exacta a los definidos en la resolución de creación del Fichero de Asistentes a Eventos. Adjunto a la Solicitud que aparece en el Anexo I del presente documento se deberán de aportar copia de los documentos de recogida de datos personales conteniendo las fórmulas informativas Anexo II y de autorización para el tratamiento de datos que se pretendan utilizar.

 

b) Para el Encargado del Tratamiento

1. La Gerencia de la Universidad de Zaragoza, una vez examinada la documentación aportada por el Organizador del Evento, nombrará al Encargado de tratamiento, el cual deberá coordinarse con el Responsable Interno del Tratamiento (Vicegerente Académico) para llevar a cabo:

1.1 La comunicación con el personal del SICUZ correspondiente, para poder cumplimentar las especificaciones requeridas.

1.2 Cumplimentar el Anexo II, relativo al evento, del Documento de Seguridad del fichero de Asistentes a Eventos, con el apoyo del personal del grupo de seguridad.

2. El Encargado de tratamiento deberá conocer e implementar las medidas tecnológicas y procedimentales necesarias para garantizar la seguridad de los datos contenidos en el fichero de acuerdo a las instrucciones facilitadas por el Responsable de Seguridad del Fichero. Igualmente será responsables de supervisar el cumplimiento de dichas medidas de seguridad en el ámbito que les compete.

3. El Encargado de tratamiento deberá remitir al Responsable Interno del Tratamiento toda la documentación generada por el Evento.