Procedimiento para la modificación o supresión de tratamientos ya autorizados

Quienes sean responsables internos de un tratamiento ya autorizado y deban modificar alguno de sus contenidos (por ej., prolongación temporal del tratamiento, cambio en las medidas de seguridad, etc.) habrán de seguir el siguiente procedimiento:

1º.- Modificación de tratamiento ya autorizado.

Cualquier cambio en la recogida o tratamiento de datos que suponga una modificación de lo señalada en el Acuerdo de autorización del tratamiento o en el Formulario de Autodeclaración aprobado ha de ser comunizado y autorizado por el gerente.

(Por ej. cambio de aplicacón que se estaba utilizando para el tratamiento de los datos o cambio de encargado de tratamiento cuando sea un tercero el que preste este servicio a la UZ, etc.)

Para ello habrá que seguir este procedimiento:

    • Breve explicación de la motivación del tratamiento precisando en qué consiste el cambio
    • Cumplimentar el formulario de auto-declaración de tratamiento a través de la Plataforma CUSTOS.(en el nombre del tratamiento indicaremos que es modificación del tratamiento: "....." con número de RAT 202X-XX)
    • Adjuntar el documento de breve explicación y cuanta otra documentación que estiméis necesaria.

Guardar borrador y presentar

Si desde la Unidad de Protección de Datos o desde Seguridad de la información observamos que hay puntos a concretar os los indicaremos.

Completado el procedimiento, el gerente autorizará el tratamiento y así os lo notificará, acompañando las indicaciones de seguridad y protección de datos precisas.

Toda la documentación anterior más la autorización del gerente será la que tendréis que presentar al CEICA en caso de que se hubiera solicitado su Dictamen favorable.

Junto con el Acuerdo de Modificación del tratamiento recibeiréis cuanta otra información podáis precisar:

2º.- Supresión de tratamiento ya autorizado

Cuando se ha cumplido la finalidad del tratamiento y ha finalizado el término de duración señalado para la conservación de los datos, debe procederse a su eliminación o destrucción y ésta ha de realizarse de forma segura, conforme a las indicaciones que se hubieran recibido del gerente.

También puede ocurrir que se haya autorizado de forma previa un tratamiento que finalmente no va a realizarse.

Para ello habrá que seguir este procedimiento:

    • Cumplimentar y firmar la solicitud explicando brevemente los motivos de vuestra petición.
    • Remitir toda la documentación a la Unidad de Protección de Datos por registro electrónico (regtel.unizar.es)

La Unidad de Protección de Datos se pondrá en contacto con vosotros si precisa que aclaréis o modifiquéis algunos aspectos y, una vez ultimado, lo pasará a la firma del gerente para su preceptiva autorización.

Junto con el Acuerdo de Supresión del tratamiento recibiréis cuanta otra información podáis precisar.