Casos habituales
- Comunicación de datos a una Academia que solicita los datos de alumnos en último curso para ofertarles la preparación de oposiciones.
La Academia deberá cumplimentar la solicitud y firmar la Carta de condiciones asumiendo una serie de compromisos (ver los formularios de comunicación de datos a terceros).
La Universidad sólo facilitará a la Academia los datos de los alumnos que así lo hayan autorizado (hayan dado su consentimiento para recibir este tipo de información). Los datos a facilitar, en su caso, serán los mínimos imprescindibles para alcanzar la finalidad pretendida.
- Comunicación a empresas e instituciones que pretenden contratar a egresados o estudiantes.
La comunicación de datos a empresas e instituciones que pretenden contratar a egresados o estudiantes debe basarse en el consentimiento del interesado.
Una buena práctica es la de requerir al afectado que confirme a través de correo electrónico la autenticidad de la autorización a la entidad o empresa en caso de que no se aporte con la solicitud copia del documento identificativo del egresado o estudiante.
- Comunicación de datos a Fuerzas y Cuerpos de Seguridad:
En nuestra Universidad, se pueden recibir peticiones de datos personales por parte de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado en el ejercicio de sus funciones. Estas solicitudes deben ser atendidas en cumplimiento de la obligación legal de asistir a éstas, así como del deber de colaboración, lo que no obsta para que desde la perspectiva de la protección de datos tal colaboración deba ajustarse a una serie de previsiones que necesariamente deben ser observadas, puesto que, como Administración Pública, la Universidad debe ajustar su actuación a la legalidad vigente.
Para la correcta realización de esta comunicación, y dada su regulación en la normativa, se deberá seguir el siguiente procedimiento:
Las solicitudes de petición de datos por parte de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad deberán ser peticiones específicas y concretas, y deberán presentarse por escrito necesariamente, por los cauces establecidos. El más adecuado es a través del registro electrónico (de esta forma queda constancia oficial de su presentación en tiempo y forma). En ningún caso deben atenderse peticiones verbales, sin perjuicio de requerir la correspondiente subsanación.
En el escrito de petición de datos personales, de conformidad con la normativa aplicable, deberán constar de forma clara y expresa:
- La Identificación del cargo que realiza la solicitud. Esta identificación se realiza de conformidad con la normativa que les sea de aplicación.
- Breve descripción de los hechos que motivan la petición con la acreditación de que la obtención de los datos en cuestión resulta necesaria para la prevención de un peligro real y grave para la seguridad pública o para la represión de infracciones penales. Además, en el caso de que se trate de una solicitud de categorías especiales de datos (incluidos en el art. 9 RGPD) se deberá acreditar que son absolutamente necesarios para los fines de una investigación concreta.
- Datos personales que se solicitan, que deberán ser concretos, específicos, y necesarios para la prevención de un peligro real y grave para la seguridad pública o para la represión de infracciones penales. No se puede realizar una petición generalista, una solicitud masiva de datos.
- Deberá indicarse con claridad dónde deberán ser entregados o enviados los datos personales que se solicitan.
La unidad o servicio que haya facilitado los datos deberá archivar toda la documentación reseñada en los puntos anteriores a fin de documentar debidamente su actuación.